As vantagens da digitalização para a sua empresa – Parte II:

Na parte I de nosso texto, explicamos a importância da digitalização de documentos para a sua empresa. Além de economizar espaço para arquivos de papéis e tempo para procurá-los, permite que funcionários e gestores possam dedicar-se à atividades como planejamento e gestão, trazendo mais competitividade para seu negócio. Mas, como fazer, na prática, este processo?

Primeiramente, é preciso ter claro que a digitalização evoluiu bastante ao longo dos anos. Muitos ainda acham que este é um processo manual e lento, com pessoas colocando folha por folha em scanners e nada poderia estar mais distante da realidade. Atualmente, existem máquinas que fazem automaticamente a digitalização de 30 a 240 páginas por minuto.

A escolha do serviço ou do equipamento necessário depende da demanda da empresa. Por exemplo, uma companhia de médio porte normalmente trabalha com pequena ou média escala de digitalização. Em casos como esses, um equipamento que captura de 30 a 40 páginas por minuto atende suas necessidades com um custo bastante acessível.

Maquinários com tecnologia wireless também são de grande serventia, pois possibilitam o compartilhamento rápido de documentos a todos que precisam consultá-los. Na prática, um único equipamento digitaliza o documento e torna possível sua leitura imediata a todos que possuem acesso, seja via computador, tablet ou celular. Isso facilita reuniões e evita problemas de não saber onde ou com quem está uma informação importante que precisa ser vista imediatamente.

Mais do que mera economia de tempo e espaço, a digitalização muda a forma como uma empresa enxerga as suas informações e isso acaba por mudar também toda a sua cultura e rotina. Somente é arquivado fisicamente aquilo que é necessário, mas toda informação documental está guardada e com fácil acesso a todos que necessitam dela, muitas vezes ao mesmo tempo. Com o tempo, diversos documentos já podem ser criados diretamente em formato digital, o que implica também em redução do impacto ambiental da empresa, que passa a usar menos papel e menos energia para registrar e arquivar informações.

Está esperando o que para dar este grande passo com a sua empresa? Entre em contato com a Tecmach, conheça nossos serviços de digitalização e não perca mais tempo procurando documentos importantes em enormes salas de arquivos!

(Imagens: reprodução)