As vantagens da digitalização para sua empresa – Parte I:
A cultura do trabalho manual ainda é forte no Brasil e isso faz com que exista uma forte resistência à digitalização de documentos. Porém, uma das principais vantagens da digitalização é que o tempo gasto na fase inicial do processo representa uma agilidade enorme depois, permitindo que a empresa e seus funcionários dediquem-se a outras atividades mais importantes de que guardar e localizar documentos em enormes arquivos.
Em um setor de RH ainda não digitalizado, quando alguém é contratado e traz todos os documentos para sua efetivação, o responsável pega todos os dados necessários e passa para alguém (normalmente um estagiário) registrar os dados necessários. Então esse registro é entregue ao contratante que,através do mesmo auxiliar (ou de um motoboy) repassa para a contabilidade, que por fim devolve tudo à empresa. Já em uma empresa digitalizada, tudo seria escaneado com programas certificados e os dados seriam passados automaticamente a todos os responsáveis. Assim o funcionário novo tem seus documentos em mãos rapidamente e pode iniciar seus trabalhos o quanto antes.
O que temos acima é um exemplo simples de como a digitalização acelera drasticamente o processo de contratação de novos funcionários e acaba por economizar não só tempo, mas também dinheiro. Este mesmo princípio poder ser aplicado em outros setores administrativos e financeiros. Além disso, o processo de verificação de documentos torna-se mais seguro e mais fácil, pois eles podem ser acessados remotamente via celular, tablet ou notebook.
Outro aspecto importante é economia de espaço. Nem todos os documentos precisam de uma versão física. Assim, digitaliza-se boa parte da papelada dos arquivos e com isso aumenta o controle do que é realmente importante. Com isso, a organização e acesso aos mais diversos tipos de documentos é agilizada e mais uma vez ganha-se tempo. Quando se precisa de algo para uma importante reunião de emergência, isso pode fazer toda a diferença.
Em momentos de instabilidade financeira como esta em que o Brasil se encontra atualmente, qualquer vantagem competitiva ou solução que barateie custos para sua empresa e seus clientes pode fazer com que saia na frente. Se todos os documentos estão organizados, catalogados e com fácil acesso, é possível ter mais tempo para atendimento, planejamento e análise, ao invés de ficar horas buscando um dado em algum papel em uma gaveta no fundo de uma sala.
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(Imagens: Reprodução)
