A quantidade de informações que uma escola precisa administrar é enorme: documentos de todos os alunos, professores e demais funcionários, grade de aulas e dos currículos das matérias, provas, notas… E muitas vezes tudo isso ainda é feito de forma analógica, no papel mesmo, ou em programas de computadores que não são os mais adequados às tarefas. Como resultado gasta-se muito em papel em impressões desnecessárias ou que poderiam ser feitas em outro local, economizando tempo e espaço.
Duas soluções podem ajudar as escolas a resolver estes problemas e perder menos tempo com documentação e pilhas de papéis: a digitalização de documentos e a terceirização de impressão.
Digitalização de documentos
Mais do que meramente transformar documentos físicos em digitais, a digitalização pode facilitar o acesso e trazer mais segurança à informações importantes de uma escola.
Documentos de alunos e funcionários, presenças e notas, por exemplo, poderão ser acessados em quaisquer aparelhos com autorização, sejam tablets, celulares ou notebooks, eliminando assim a necessidade de deslocamentos para pegá-los e o uso de espaço físico para arquivá-los. Sem contar o ganho de tempo em buscar dados importantes quando se precisa deles.
Mais do que isso, pais e os próprios alunos podem ter acesso remoto a algumas informações, permitindo maior participação deles em todo o processo educacional.
Outsourcing de Impressão
É imensa a quantidade de documentos em papel que uma escola precisa imprimir. Provas, exercícios, recados, memorandos e boletins são alguns exemplos de itens que precisam ser distribuídos em larga escala para que sejam entregues a muitas pessoas. O número de máquinas (sejam impressoras ou fotocopiadoras) e de papel envolvidos na logística disso tudo exige espaço e logística, fazendo com que a escola tenha que designar um grande espaço, muitos funcionários e gaste energia.
Com a contratação de uma empresa de terceirização de impressão a única coisa que a escola precisa fazer é ter um local reservado para guardar estes documentos antes deles serem distribuídos.
O ganho de tempo e espaço com a digitalização e a terceirização dá aos profissionais da escola mais tempo para dedicarem-se às suas atividades principais, melhorando assim muito a qualidade da administração e do ensino da sua instituição.
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(Imagens: reprodução)
